De kranten staan er regelmatig vol van, mislukte en uit de hand gelopen IT projecten bij de overheid. Bakken met geld worden besteed aan veranderingen in het IT landschap. Duur, duurder, duurst, maar uiteindelijk blijken de systemen niet dat te bieden waar ze voor bedoeld zijn.
Gaat deze verandering wel over de systemen, speelt hier niet iets heel anders?
Hoe vaak gebeurt het niet, dat een ingezette verandering een stille dood sterft. Peter Drucker noemde het al, ‘Culture eats strategy for breakfast’. Je maakt geen schijn van kans als je niet werkt aan wat jouw organisatie eigenlijk stuurt. Mooi dat je jouw visie en missie hebt neergezet. Fraai dat je al de strategie hebt uitgewerkt om de plannen te realiseren en een nieuw systeem hebt gekozen,. Het implementeren van dat systeem en vooral waar dat systeem voor bedoeld is dat is andere koek. Het gaat om andere systemen, de systemen die je organisatie sturen, formeel en vooral informeel. Dat noemen we cultuur en gedrag. Niet werken aan cultuur en gedrag? Dan gaat de voorgestelde verandering niet lukken. Vergeet het maar.
Bovenstroom en onderstroom
Als je duurzaam wilt veranderen, dan is er echt werk aan de winkel. Werken aan het verbinden van de “bovenstroom”, de rationele kant met de visie, de missie, de strategie en het doel en de “onderstroom” waar waarden, cultuur en gedrag zich bewegen. We kennen allemaal het plaatje en de metafoor van de ijsberg, het grootste gedeelte van wat ons mensen en dus ook organisaties beweegt bevindt zich onder het wateroppervlak. De onderstroom bepaalt uiteindelijk waarheen de berg zich beweegt.
Hoe kan het toch dat wij steeds weer in de vaart van de verandering deze onderstroom lijken te negeren? Het kan echt anders. Je kunt de verandering doen vonken en een echte stroom van verandering in gang zetten. Als je heel goed oplet weet je wanneer je dat moet doen. Als je er echt aan wilt werken dan kun je dat moment creëren, op alle lagen in je organisatie.
Werk aan de winkel
Een voorbeeld hoe het anders kan halen we uit een van de populaire televisieprogramma’s op onze zenders de afgelopen jaren . “Werk aan de winkel”( NPO 2015) Ondernemer Olcay Gulsen, bekend van onder meer het modemerk Supertrash, stapt het leven en het werk van een ondernemer binnen om te helpen weer orde op zaken te stellen. Kijk nog eens een aflevering en vooral kijk er eens doorheen, want los van het feel good gevoel dat je overhoudt aan een geslaagde metamorfose zitten er een aantal waardevolle lessen over veranderen in.
Wat zie je:
- Er is een absolute noodzaak tot verandering. De ondernemer wil en moet. Hij weet niet hoe en durft hulp te vragen aan een expert.
- De expert onderwerpt de ondernemer, de winkel, de markt, het product, de promotie (de P’s) aan een kritische analyse, de onderste steen komt boven. En de ondernemer wordt geconfronteerd met zijn uitgangspositie.
- De expert doet een voorstel, 2 of 3 opties waaruit de ondernemer moet kiezen.
- De ondernemer stapt in, zet zijn handtekening onder het contract waarmee hij de verandering in gang zet, de winkel wordt leeggehaald er is geen weg terug. Tijdens de verbouwing werkt de ondernemer hard mee.
- Gedurende de verbouwing worden de ondernemer en zijn personeel getraind.
- Er wordt tijd besteed aan promotie en marketing, het nieuwe concept wordt goed geïntroduceerd.
- Na circa een maand na heropening wordt een follow-up georganiseerd en bekeken hoe de ondernemer het doet in zijn nieuwe winkel, ook financieel.
Wat gebeurt hier nu eigenlijk?
Er is een noodzaak tot verandering en die wordt door de expert nog eens heel helder benadrukt. Een scherpe en eerlijke spiegel. De harde kant, de “bovenstroom”, wordt bijna gefileerd en strak geanalyseerd. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan de “onderstroom”, in de gesprekken wordt gezocht naar de verbinding tussen de zichtbare feiten en de waarden en het gedrag en de houding van de ondernemer. Hierdoor wordt in feite een “momentum” voorbereid waar de ondernemer zijn keuze kan maken voor een nieuwe route. Zowel rationeel als met gevoel. De ondernemer moet zijn eigen keuze maken. De feitelijke gekozen verandering wordt vervolgens bijna genadeloos ingezet. Harde maatregelen! De winkel gaat leeg, er blijft niets over, ook niet dat waar de ondernemer of zijn mensen zich misschien nog aan proberen vast te houden. Vanaf de dag van de opening wordt er direct gewerkt op de nieuwe manier, met de nieuwe producten, mikkend op de nieuwe klanten. Geen weg terug, geen mogelijkheid om terug te vallen in oude gewoonten.
E=K*A
Het mooie is dat in het programma gewerkt wordt aan een mix van kwaliteit en acceptatie van de keuze. Kwaliteit betekent goede producten, passend bij de ondernemer en bij de markt waarin hij opereert en ook in de geest van de huidige tijd. Acceptatie dient eerst te gebeuren door de ondernemer zelf en die van zijn personeel, en ook de acceptatie en bewerking van de markt en de klanten wordt ingezet. Hierdoor wordt gewerkt aan een goede balans tussen K en A waarmee je uiteindelijk een zo hoog mogelijke effectiviteit van verandering realiseert. De wet van Maier: E=K*A. Een combinatie van harde maatregelen en aandacht voor de zachte actoren.
Je snapt dat als je je alleen op de K, de kwaliteit, richt dan heb je wel een mooie winkel en een mooi product, maar een ongelukkige ondernemer en dito klanten. En een slecht ontvangen product en verkooplijn doet de acceptatie al gauw teniet.
In het proces van verandering is er “ het moment” waarop de omslag echt kan plaatsvinden. Het momentum wordt nadrukkelijk gemarkeerd door de televisiemakers, de keuze voor het nieuwe concept wordt fysiek ondersteund door een handtekening en het direct starten van de verandering. Die markering is evident. Het momentum markeert het bewust worden van het verbinden van de rationele en de emotionele keuze die de ondernemer maakt en vormt de basis voor zijn verhaal. De echte verandering start.
Hoe krijg je de “CHANGE ON”?
Werk aan de winkel is een mooi voorbeeld hoe veranderen ook kan werken in jouw organisatie! Te vaak laten we in organisaties verandering wegglippen door wel te starten maar niet op het juiste moment en geen aandacht aan de harde en zachte kant van veranderen te besteden. Het momentum zoals het voorbeeld laat zien vraagt voorbereiding en een begin van de acceptatie. Vervolgens zorg je ervoor dat zowel de kwaliteit als de acceptatie op de diverse niveaus gevoed blijven en monitor je deze om de effectiviteit te realiseren die je beoogt. Dat is DE manier om een verandering echt “aan te zetten”. Geen andere manier werkt. Het betekent, net als bij Werk aan de Winkel dan ook heel scherp en helder zijn over je uitgangspunten. Geen weggemoffelde doelstellingen die worden omhuld met mooie woorden als kwaliteitsverbetering of wat dan ook. Die scherpe en eerlijke spiegel durven hanteren.
Wil jij de koppeling maken tussen de bovenstroom, de visie,missie en strategie in jouw bedrijf met de waarden, de houding en het gewenste gedrag dan moet je op verschillende niveaus werken aan het creëren van die verbinding. Die momenten van verbinding koppel je aan elkaar zodat een “creatiespiraal ontstaat”. Zo ontstaat een spiraal van verandering die wordt gedragen door management en medewerkers. Die kan blijven vonken.
De inzet van de expert is cruciaal. De kritische blik van de expert op alle feiten en diens betrokkenheid bij de mensen helpt jouw organisatie om op alle plekken zuiver te kijken en te werken aan het realiseren van een zo hoog mogelijke effectiviteit. Veranderen met kwaliteit en acceptatie in balans.
Heel benieuwd of jij gaat voor de CHANGE-ON-knop, of jij ziet dat je hierdoor echt realiseert wat jouw bedrijf en mensen nodig hebben. Dat zou toch immers de reden moeten zijn van verandering? Uiteindelijk is er dan pas sprake van een duurzame verandering.